[ DỊCH VỤ - SỬA CHỮA ]

Lên kế hoạch cho nhân viên như thế nào trước khi chuyển văn phòng trọn gói?

Để thuận lợi cho công việc làm ăn, nhiều công ty có nhu cầu chuyển văn phòng trọn gói. Vậy làm thế nào để việc chuyển văn phòng được diễn ra nhanh gọn, mời các bạn hãy tham khảo bài viết này nhé.

Vì sao phải lên kế hoạch hoạch cho nhân viên trước khi chuyển văn phòng?

Việc chuyển văn phòng trọn gói từ một nơi cũ sang nơi mới là công việc hết sức phổ biến đối với công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước. Có rất nhiều nguyên nhân phải chuyển văn phòng, có thể là chủ nhân muốn tìm một nơi thuận tiện hơn, hoặc tìm nơi mới để có một không gian làm việc rộng rãi, hiệu quả hơn hay bất kì một lí do nào khác.

Vì thế, trước khi Chuyển văn phòng trọn gói điều cần làm đầu tiên là người quản lí cần phải lên kế hoạch cho nhân viên. Vì theo chia sẻ của những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, nếu trước khi chuyển văn phòng, nhân viên được lập kế hoạch chi tiết thì việc tiến hành vận chuyển các thiết bị, sổ sách cần thiết sẽ diễn ra nhanh chóng, không tốn thời gian và công sức.

Công việc lập kế hoạch chuẩn bị cho chuyển văn phòng trọn gói là vô cùng cần thiết. Nó sẽ giúp cho công ty, doanh nghiệp chủ động lựa chọn thời gian, hạn chế được những vấn đề nảy sinh trong quá trình vận chuyển. Mặt khác, giúp cho nhân viên dự kiến được những vấn đề mà mình cần phải làm như sắp xếp đồ đạc, phân loại các loại hồ sơ sổ sách và các giấy tờ có liên quan.

Các bước lập kế hoạch cho nhân viên trước khi chuyển văn phòng trọn gói

Bước 1: Lập danh sách các đồ đạc, giấy tờ, các trang thiết bị cần thiết để chuyển đến văn phòng mới

  • Ưu tiên các đầu mục quan trọng, cần thiết lên trước, sắp xếp theo một trật tự từ thấp đến cao.
  • Lọc những vật dụng, giấy tờ không cần cần thiết để loại bớt hoặc thanh lí.
  • Phân ra từng loại để đến nơi mới bạn có thể dễ tra cứu, tìm tài liệu.

Bước 2: Chuẩn bị hệ thống thùng caton, băng dính, hồ dán, keo dán để chứa các vật dụng, hồ sơ, giấy tờ khi vận chuyển.

Bước 3: Để giúp việc Chuyển văn phòng trọn gói diễn ra nhanh chóng, thuận tiện, bạn cần hướng dẫn từng nhân viên phụ trách các mảng tự đóng gói hồ sơ, tài liệu cẩn thận, khoa học. Nếu là các công văn, quyết định, hợp đồng… nên sắp xếp trật tự theo ngày tháng. Mỗi loại là một thùng chứa riêng biệt, bên ngoài dán niêm phong và ghi chú rõ ràng.  

Bước 4: Lập sơ đồ vị trí sắp xếp các thiết bị, đồ đạc, vật dụng… để đưa về văn phòng mới. Vì đây là cuộc chuyển văn phòng trọn gói nên bạn cần xác định khối lượng vận chuyển đồ đạc sẽ rất lớn. Do đó, để rút ngắn thời gian cho việc sắp xếp tại văn phòng mới, bạn nên cân nhắc xem những vật dụng nào chuyển trước sẽ ưu tiên sắp xếp trước. Cứ như vậy, các bạn sẽ có được sự đồng bộ từ khâu thu dọn đến khâu sắp đặt.

Bước 5: Nếu vì một lý do nào đó, công ty của bạn không thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì bước tiếp theo cần phải làm là lên kế hoạch phân công cho từng thành viên hoặc từng nhóm thành viên phụ trách vận chuyển các thiết bị, đồ đạc, hồ sơ cụ thể.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về cách thức lập kế hoạch trước khi chuyển văn phòng trọn gói cho các nhân viên. Nếu các bạn cần đến dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, hãy liên hệ tới địa chỉ https://kienvang.net.vn nhé!